“Hola…
En Pinto, las compras internacionales no se gestionan de forma aislada.
Cada importación sigue un proceso claro que garantiza control comercial, legal y financiero, desde la requisición hasta la recepción final de la mercadería.
A este flujo lo llamamos Proceso de Gestión de Importaciones.
Este proceso asegura que las compras realizadas con proveedores del exterior se ejecuten de manera ordenada, trazable y conforme a las condiciones establecidas, tanto en el país de origen como en el Ecuador.
En este video vamos a recorrer el proceso de forma simple,
para entender cómo funciona
y por qué es clave para el control integral de las operaciones internacionales.
El objetivo del proceso es asegurar las compras con proveedores del exterior,
garantizando el cumplimiento de las condiciones comerciales, legales y tributarias,
y manteniendo coherencia entre requisición, orden de compra, viaje, factura y recepción física.
De esta forma, se protege la operación,
se controla el costo real de las importaciones
y se asegura trazabilidad en cada etapa.
El proceso comienza cuando se genera la necesidad de compra.
Desde Abastecimiento se ejecuta el cálculo de sugeridos bajo la metodología DDMRP,
o, en el caso de maquilas, el usuario ingresa directamente el pedido con las cantidades requeridas.
Con esta información, el Usuario del Negocio genera la requisición de compra en el sistema,
incluyendo ítem, cantidad, unidad de medida y justificación.
Cada requisición queda registrada con un código único
y debe incluir toda la información técnica necesaria para su correcta cotización.
Cuando no existe un proveedor con acuerdo vigente,
el Jefe de Compras y Comercio Exterior gestiona la búsqueda de proveedores del exterior
y solicita cotizaciones.
Una vez recibidas, las propuestas se registran en el sistema,
incluyendo precios, condiciones y documentación de respaldo.
Con esta información cargada,
el usuario que generó la requisición revisa y compara las alternativas disponibles
y selecciona la opción más conveniente.
Esta decisión queda registrada formalmente en el sistema.
Luego, la requisición pasa al área de Compras.
El Jefe de Compras valida precios, condiciones y justificación,
y aprueba la requisición si todo es coherente.
Cuando existen acuerdos comerciales vigentes,
el sistema puede generar la requisición con precios predefinidos,
que también deben ser revisados y aprobados.
Posteriormente, la requisición valorada pasa por el flujo de autorización correspondiente,
según los montos definidos por la empresa.
Nada se compra sin aprobación formal.
Una vez aprobada,
la requisición se libera
y el sistema genera la orden de compra,
que se envía al proveedor como confirmación oficial.
En este punto, el Jefe de Compras crea el viaje de importación en el sistema,
agrupando las órdenes de compra que formarán parte de la operación.
El proveedor envía la documentación de despacho,
incluyendo factura, lista de empaque y, cuando aplica, certificado de origen.
Con estos documentos,
Compras coordina con el operador logístico el retiro de la mercadería
y da inicio al proceso de exportación e importación.
El operador gestiona los trámites aduaneros en origen y en Ecuador
hasta la entrega final en las bodegas de Otavalo o Quito.
Con la mercadería en tránsito o recibida,
se registran en el viaje todos los costos de importación,
como transporte, agente, operador logístico, seguro y almacenaje.
Además, el Analista Financiero Administrativo carga los costos financieros asociados a la operación.
Las facturas se registran en el sistema contable,
asegurando que los valores coincidan con lo recibido y lo pactado.
Finalmente, se realiza la recepción de la mercadería.
Se controla la cantidad y calidad de lo recibido,
y se valida que la factura cuadre con la orden de compra.
En caso de diferencias,
se notifica al área de Compras para su gestión.
El proceso de Gestión de Importaciones finaliza
cuando la mercadería ha sido recibida y validada,
los costos están correctamente registrados,
las facturas contabilizadas
y el viaje cerrado en el sistema.
Gestionar correctamente las importaciones no es solo comprar en el exterior.
Es asegurar control financiero,
trazabilidad operativa
y cumplimiento normativo en cada operación.
Porque cuando las importaciones se gestionan bien,
toda la cadena de abastecimiento funciona mejor.