Abogado/a

Detalle del puesto

El/la Abogado/a es responsable de brindar asesoría legal a la organización, con foco en materia laboral, contractual y administrativa, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta gestión de servicios legales.

Adicionalmente, participa de manera operativa en el ERP para la gestión y validación de facturas de servicios legales, ingresando información obligatoria, respaldos y realizando seguimiento a los procesos de aprobación, sin intervenir en la ejecución de pagos ni en la gestión contable.

Su rol combina criterio jurídico, gestión documental y uso del sistema para garantizar trazabilidad, cumplimiento legal y eficiencia administrativa.

Propósito del Puesto

Garantizar el cumplimiento legal y normativo de la organización mediante asesoría jurídica oportuna y confiable, asegurando que los servicios legales contratados cuenten con respaldo documental, validación jurídica y correcta gestión administrativa en el ERP, evitando riesgos legales, tributarios y financieros.

Responsabilidades Principales

Brindar asesoría legal en temas laborales, contractuales y administrativos.
Revisar, validar y respaldar jurídicamente los servicios legales prestados a la empresa.
Registrar y gestionar facturas de servicios legales en el ERP.
Ingresar correctamente la información tributaria requerida por el sistema.
Asociar facturas a proveedores legales correspondientes.
Justificar legalmente los gastos vinculados a servicios jurídicos.
Dar seguimiento a los flujos de aprobación de facturas.
Alertar riesgos por vencimiento de facturas o pérdida de deducibilidad.
Coordinar con Finanzas, Compras o Sistemas ante bloqueos, errores o reprocesos.
Mantener organizada la documentación legal en los repositorios definidos.

Datos que debe registrar correctamente

En el ERP:

Proveedor legal correcto.
Identificación tributaria (RUC / RUT).
Clave de autorización de la factura.
Concepto del gasto legal.
Fecha de emisión y vencimiento.
Centro de costo o área solicitante (si aplica).
Observaciones o justificación legal del servicio.

En documentación:

Contratos o acuerdos legales.
Respaldo del servicio prestado.
Informes, criterios o dictámenes legales asociados.
Comunicaciones relevantes del caso.

Errores críticos a evitar

Ingresar facturas fuera del plazo permitido.
Registrar datos tributarios incorrectos o incompletos.
Asociar la factura a un proveedor equivocado.
No justificar legalmente el gasto.
No hacer seguimiento a las aprobaciones.
Permitir el vencimiento de facturas (riesgo de no deducibilidad).
Duplicar registros por errores de carga.
No respaldar documentalmente el servicio legal.

Indicadores (KPIs)

% de facturas legales ingresadas sin reprocesos.
Tiempo promedio de carga de facturas en el ERP.
% de facturas aprobadas dentro del plazo establecido.
Número de facturas vencidas o no deducibles.
Casos legales con documentación completa.
Número de reprocesos por error de información.

Ruta del puesto (flujo operativo)

Recepción del servicio legal
→ Validación jurídica del servicio recibido.

Recolección de factura y respaldo
→ Revisión de datos tributarios y documentación.

Registro en ERP
→ Ingreso de factura, proveedor y datos obligatorios.

Justificación legal
→ Detalle del concepto y respaldo del gasto.

Envío a aprobación
→ Activación del flujo correspondiente.

Seguimiento
→ Control de estados, correcciones y alertas.

Cierre administrativo
→ Archivo y trazabilidad del caso.

Procesos del puesto

Asesoría legal laboral y administrativa

Recibe consultas de RRHH/Gerencia/áreas.
Analiza normativa aplicable y antecedentes del caso.
Emite criterio legal (permitido / no permitido / condicionado).
Define riesgos y recomendaciones prácticas para ejecutar correctamente.

Revisión y validación de contratos y documentos legales

Revisa contratos, adendas, acuerdos y comunicaciones formales.
Verifica coherencia entre condiciones, fechas, cláusulas y obligaciones.
Solicita correcciones antes de firma o emisión.
Entrega versión final validada para ejecución por el área responsable.

Soporte legal en desvinculaciones

Revisa el caso (causal, antecedentes, documentación).
Define lineamientos legales de comunicación y documentación.
Valida actas, cartas, descargos o acuerdos.
Recomienda acciones para reducir contingencias.

Soporte legal en procesos disciplinarios

Revisa hechos, evidencias y marco legal aplicable.
Define la estructura legal del proceso (notificación, descargo, acta).
Valida documentos antes de su entrega al colaborador.
Recomienda pasos y tiempos para evitar vulneraciones.

Gestión de reclamos laborales y contingencias

Recibe reclamos y analiza sustento legal.
Solicita documentación necesaria a RRHH/áreas.
Define respuesta legal interna y acciones correctivas.
Mantiene seguimiento hasta cierre y archivo del caso.

Registro y validación de facturas de servicios legales (ERP)

Recolecta factura y respaldo del servicio (contrato/solicitud/entregable).
Valida que la factura esté correcta (proveedor, fechas, concepto).
Ingresa en ERP los datos obligatorios:
- clave de autorización
- RUC/RUT
- proveedor
- concepto del gasto
- fecha de emisión/vencimiento
Adjunta o referencia respaldos según el flujo definido.
Envía a aprobación y hace seguimiento a estado.

Gestión de proveedores legales recurrentes

Mantiene lista de proveedores frecuentes (quién, para qué, cuándo).
Verifica que el proveedor esté habilitado correctamente en ERP.
Solicita alta/actualización por el canal definido cuando haga falta.
Asegura consistencia de proveedor en facturación (evitar errores de carga).

Seguimiento de aprobaciones y control de vencimientos

Revisa estados de facturas: pendiente / aprobada / rechazada / bloqueada.
Identifica facturas con riesgo de vencimiento.
Escala a tiempo a Finanzas/Compras cuando el flujo se demore.
Documenta incidencias (reproceso, bloqueo, cambio de datos).

Gestión documental legal y trazabilidad

Organiza contratos, criterios, actas, respaldos de servicios.
Mantiene expediente por caso (fecha, estado, versión final).
Resguarda evidencia de decisiones legales y comunicaciones.
Archiva documentación final en SharePoint (oficial).

Guías operativas rápidas

¿Cómo hago…?

¿Cómo registro una factura legal en el ERP?

Recolecta la factura y respaldo → valida datos → ingresa proveedor, clave y concepto → envía a aprobación → realiza seguimiento.

¿Cómo gestiono un proveedor legal recurrente?

Verifica si existe → solicita validación o alta si aplica → asocia correctamente las facturas.

¿Qué hago si una factura queda bloqueada?

Revisa observaciones → corrige datos → coordina con Finanzas o Sistemas.

¿Cómo evito que una factura se vuelva no deducible?

Ingresándola a tiempo y haciendo seguimiento activo de la aprobación.

¿Cómo hago seguimiento a una factura legal para que no se venza?

Registro la factura en ERP apenas se recibe.
Verifico fecha de vencimiento y la marco como prioritaria si aplica.
Reviso estado de aprobación diariamente (o según frecuencia definida).
Si está detenida, identifico motivo (rechazo/bloqueo/falta de datos).
Corrijo o escalo a Finanzas/Compras antes del límite.
Dejo evidencia del seguimiento y escalamiento.

¿Cómo hago cuando el ERP me pide datos que no tengo (RUC/RUT, clave, etc.)?

Detengo el registro (no invento datos).
Solicito al proveedor el dato faltante.
Verifico que coincida con lo emitido oficialmente.
Registro únicamente con información completa.
Archivo la respuesta del proveedor como respaldo.

¿Cómo hago si una factura se rechaza en el flujo de aprobación?

Reviso el motivo exacto del rechazo.
Corrijo datos (proveedor, clave, concepto, fechas) si aplica.
Si el rechazo es por política/flujo, coordino con Finanzas/Compras.
Reenvío a aprobación.
Registro el incidente para evitar repetición.

¿Cómo hago para gestionar proveedores legales recurrentes y evitar demoras?

Mantengo lista actualizada de proveedores frecuentes.
Verifico que estén activos y bien creados en ERP.
Si falta información, solicito actualización con anticipación.
Estandarizo el concepto de gasto para evitar rechazos.
Antes de fin de mes, reviso proveedores críticos y pendientes.

¿Cómo hago para registrar correctamente el concepto del gasto legal?

Identifico el servicio prestado (contrato/caso/entregable).
Redacto el concepto alineado a la política interna.
Evito descripciones genéricas (“servicios”, “honorarios”) sin detalle.
Adjunto o referencio respaldo del servicio.
Confirmo que el concepto coincida con la factura.

¿Cómo hago si el sistema “resetea” favoritos o configuraciones de procesos?

Registro el incidente (fecha, pantalla/acción, impacto).
Informo a Sistemas/Soporte por el canal definido.
Reconfiguro favoritos si corresponde.
Mantengo una lista alternativa de procesos frecuentes (backup) para no perder tiempo.

Preguntas frecuentes

¿El abogado ejecuta pagos?

No. Registra y valida facturas, pero los pagos los gestiona Finanzas.

¿El abogado aprueba facturas?

No. Justifica y envía a los flujos de aprobación definidos.

¿Qué pasa si una factura se vence?

Debe alertar de inmediato, ya que puede perderse la deducibilidad del gasto.

¿Puede solicitar cambios en proveedores legales?

Sí, coordinando con el área correspondiente.

¿Qué hago si una factura legal se está por vencer y aún no la aprueban?

Escalo de inmediato a Finanzas/Compras, dejando evidencia del vencimiento y del impacto (riesgo de no deducible).

¿El Abogado puede “autoautorizar” facturas?

No. Puede registrar, justificar y dar seguimiento. La aprobación depende del flujo definido.

¿Qué respaldo debo tener para cargar una factura legal?

Factura válida + evidencia del servicio (contrato/solicitud/entregable/caso) según el estándar interno.

¿Puedo cargar una factura si falta la clave de autorización o el RUC/RUT?

No. Se debe solicitar al proveedor y registrar con datos completos.

¿Qué hago si el proveedor está mal creado o no aparece en el ERP?

Solicito corrección/alta por el canal definido y no cargo la factura con proveedor incorrecto.

¿Qué hago si el flujo de aprobación se demora y afecta deducibilidad?

Escalo antes del límite y dejo registro del seguimiento. Si es recurrente, lo reporto como mejora del proceso.

¿Qué pasa si cargué una factura con datos incorrectos?

Debo corregirla según el procedimiento del ERP (anulación/corrección) y dejar respaldo del cambio.

¿El Abogado es responsable de pagos atrasados?

No. Su responsabilidad es registrar y dar seguimiento oportuno. El pago lo gestiona Finanzas.

Módulo en ERP

Gestión de Personal / Contratos
(consulta y validación de información contractual)
Finanzas
(registro y seguimiento de facturas de servicios legales)
Cuentas por Pagar
(ingreso de facturas, validación de datos obligatorios y seguimiento de aprobación)
Reportes
(consulta de estados de documentos y facturas)

Reportería relevante

Reporte de facturas ingresadas (estado: pendiente / aprobada / rechazada).
Reporte de vencimientos de facturas (control de riesgo de no deducible).
Reporte de documentos legales registrados por período.
Seguimiento de aprobaciones en flujo financiero.
Histórico de facturas por proveedor legal.

Documentación

→SharePoint
Contratos laborales y civiles aprobados. Actas y criterios legales. Soportes legales de auditoría. Historial de contratos y versiones finales. Políticas internas aplicables (cuando corresponda).

→ Google Drive
Archivos de trabajo del período. Checklists de revisión legal. Soportes enviados para facturación. Seguimiento de casos y contingencias. Respaldo de comunicaciones con proveedores legales.