Asistente de Compras e Importaciones
Detalle del puesto
El/la Asistente de Compras e Importaciones brinda soporte operativo y administrativo al proceso de abastecimiento, garantizando la adquisición oportuna de bienes y servicios requeridos por las áreas operativas y productivas de la empresa.
El cargo participa activamente en la gestión de proveedores, elaboración y seguimiento de órdenes de compra, coordinación interdepartamental y control documental, contribuyendo a la continuidad operativa, optimización de costos y cumplimiento de procesos de comercio exterior.
Propósito del Puesto
Brindar soporte operativo y administrativo al proceso de compras e importaciones, asegurando continuidad operativa, control documental y correcta gestión de abastecimiento para las áreas productivas y operativas de PINTO.
Responsabilidades Principales
- Gestionar requisiciones de compra.
- Solicitar cotizaciones a proveedores.
- Negociar condiciones de compra.
- Elaborar órdenes de compra en Dynamics.
- Realizar seguimiento de despachos.
- Coordinar devoluciones.
- Dar soporte administrativo a compras e importaciones.
- Elaborar reportes para pagos a proveedores.
- Coordinar programación de pagos con Finanzas.
- Mantener trazabilidad documental de compras.
- Coordinar con áreas productivas y operativas.
Datos que debe registrar correctamente
- Requisiciones.
- Cotizaciones.
- Órdenes de compra.
- Información de proveedores.
- Tiempos de entrega.
- Despachos.
- Devoluciones.
- Reportes de pagos.
- Prioridades financieras.
- Documentación administrativa.
- Información registrada en ERP.
- Seguimiento de abastecimiento.
Errores críticos a evitar
- Emitir órdenes de compra incorrectas.
- No validar información del proveedor.
- Mantener compras sin seguimiento.
- No gestionar devoluciones oportunamente.
- No registrar correctamente información en Dynamics.
- Perder trazabilidad documental.
- No coordinar pagos prioritarios.
- Generar retrasos de abastecimiento.
- Mantener inconsistencias administrativas.
Indicadores (KPIs)
- Cumplimiento de gestión de requisiciones.
- Tiempo promedio de generación de OC.
- Gestión efectiva de devoluciones.
- Exactitud reporte de pagos proveedores.
Ruta y BOM
Ruta operativa estándar
- Recepción de requisición.
- Validación del requerimiento.
- Solicitud de cotizaciones.
- Negociación con proveedores.
- Elaboración de orden de compra.
- Registro en Dynamics.
- Seguimiento de despacho.
- Validación de recepción.
- Gestión de devoluciones cuando aplica.
- Archivo y control documental.
- Seguimiento financiero y administrativo.
BOM (información que soporta el proceso)
- Requisiciones.
- Cotizaciones.
- Órdenes de compra.
- Proveedores.
- Despachos.
- Devoluciones.
- Reportes de pagos.
- Documentación administrativa.
- Información financiera.
- Registros ERP.
- Seguimiento de abastecimiento.
Procesos del puesto
Gestión de compras operativas
- Recibe requisiciones de áreas.
- Solicita cotizaciones.
- Negocia con proveedores.
- Genera órdenes de compra en Dynamics.
- Mantiene seguimiento de despacho.
- Coordina devoluciones cuando existen novedades.
- Mantiene trazabilidad documental.
Áreas relacionadas:
- Bodega de productos químicos.
- Área de estampado y bordado.
- Bodega de insumos.
- Bodega de repuestos fábrica.
- Diseño.
Elaboración de órdenes de compra
- Valida requisición aprobada.
- Revisa información del proveedor.
- Genera OC en Dynamics.
- Verifica datos administrativos.
- Envía documentación correspondiente.
- Mantiene control de órdenes emitidas.
Objetivo:
Garantizar compras oportunas y correctamente documentadas.
Seguimiento de despacho y abastecimiento
- Realiza seguimiento de entregas.
- Coordina con proveedores.
- Verifica tiempos de despacho.
- Reporta retrasos o novedades.
- Mantiene continuidad operativa del abastecimiento.
Objetivo:
Asegurar disponibilidad de materiales y continuidad operativa.
Gestión de devoluciones
- Registra novedades detectadas.
- Coordina devoluciones con proveedor.
- Realiza seguimiento hasta cierre.
- Mantiene respaldo documental del proceso.
Objetivo:
Garantizar control post-compra y regularización de inconsistencias.
Elaboración de reportes para pagos proveedores
- Consolida información de pagos prioritarios.
- Elabora reportes semanales.
- Coordina con Asistente Financiero ADM.
- Mantiene seguimiento administrativo y financiero.
Relación directa:
María Luisa Rodríguez – Asistente Financiero ADM.
Coordinación de programación de pagos
- Coordina prioridades financieras.
- Mantiene comunicación con Finanzas.
- Realiza seguimiento administrativo de pagos programados.
Objetivo:
Facilitar continuidad financiera y administrativa de proveedores.
Guías operativas rápidas
¿Cómo hago…?
¿Cómo genero una orden de compra?
- Revisar requisición aprobada.
- Solicitar cotizaciones.
- Validar proveedor.
- Registrar OC en Dynamics.
- Enviar documentación correspondiente.
¿Cómo realizo seguimiento de despacho?
- Confirmar fecha de entrega.
- Coordinar con proveedor.
- Reportar retrasos.
- Mantener seguimiento hasta recepción.
¿Cómo gestiono devoluciones?
- Registrar novedad.
- Coordinar devolución con proveedor.
- Validar recepción o regularización.
- Mantener respaldo documental.
¿Cómo elaboro un reporte de pagos?
- Consolidar proveedores prioritarios.
- Validar información financiera.
- Generar reporte.
- Coordinar con Finanzas.
¿Cómo valido una requisición?
- Revisar aprobación.
- Confirmar requerimiento.
- Validar información administrativa.
- Continuar proceso de compra.
¿Cómo reporto una inconsistencia de compra?
- Registrar novedad.
- Informar al área responsable.
- Coordinar corrección.
- Mantener seguimiento hasta regularizar.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer si un proveedor no entrega a tiempo?
Realizar seguimiento inmediato y reportar la novedad si afecta la operación.
¿Qué hacer si existe una devolución?
Coordinar con el proveedor y mantener respaldo documental del proceso.
¿Cómo validar una requisición?
Confirmando aprobación, requerimiento y datos administrativos correctos.
¿Qué pasa si una OC tiene errores?
Debe corregirse antes de continuar el proceso de abastecimiento.
¿Qué documentos deben mantenerse archivados?
- Requisiciones.
- Cotizaciones.
- Órdenes de compra.
- Reportes de pagos.
- Documentación administrativa.
¿Cómo se priorizan pagos a proveedores?
Según coordinación administrativa y financiera definida con el área correspondiente.
¿Qué hacer si existe una inconsistencia documental?
Registrar la novedad y solicitar regularización antes de continuar el proceso.
Módulo en ERP
- Compras.
- Órdenes de compra.
- Gestión de proveedores.
- Seguimiento de abastecimiento.
- Reportería administrativa.
- Validación documental.
- Consulta financiera.
- Seguimiento administrativo.
Reportería relevante
- Reportes de pagos proveedores.
- Reportes administrativos.
- Seguimiento de compras.
- Control de devoluciones.
- Seguimiento de abastecimiento.
- Información financiera relacionada.
Documentación
Archivo físico
- Órdenes de compra.
- Cotizaciones.
- Requisiciones.
- Reportes administrativos.
- Documentación proveedores.
Archivo digital
- Información ERP.
- Reportes Excel.
- Correos.
- Registros administrativos.
- Seguimiento financiero.
Responsable actual
Reporta a
¿Cuándo reportarle a tu jefe?
Faltante de insumos críticos por más de 48h
Riesgo de quiebre que afecte más de 3 tiendas
Soporte ERP / TI
¿Cuándo reportarle a sistemas?
Caída del sistema Flow
Error de carga en Plan Maestro
Descuadres de inventario no atribuibles al proceso
Herramientas que utilizas
Microsoft Dynamics 365 ERP
- Gestión de compras.
- Órdenes de compra.
- Registro administrativo.
- Seguimiento de proveedores.
- Validación documental.
- Seguimiento de abastecimiento.
Excel
- Reportes de pagos.
- Consolidación de información.
- Seguimiento administrativo.
- Validación de datos.
- Control operativo.
Correo corporativo
- Coordinación con proveedores.
- Seguimiento administrativo.
- Comunicación financiera.
- Validación de requerimientos.
Documentación física y digital
- Requisiciones.
- Cotizaciones.
- Órdenes de compra.
- Reportes administrativos.
- Documentación de proveedores.
Intranet corporativa
- Consulta de procesos internos.
- Comunicación organizacional.
- Seguimiento administrativo.
- Validación de información.
Soporte del proceso
No se han definido contactos de soporte del proceso.
Soporte del proceso
Áreas relacionadas
- Compras y Comercio Exterior.
- Finanzas.
- Bodega de productos químicos.
- Estampado y bordado.
- Bodega de insumos.
- Bodega de repuestos fábrica.
- Diseño.
Requisitos mínimos
Formación académica
Información no detallada en el relevamiento.
Experiencia laboral
Experiencia relacionada con compras, abastecimiento y soporte administrativo.
Competencias del puesto
Competencias transversales
- Organización.
- Trabajo en equipo.
- Comunicación.
- Seguimiento administrativo.
- Atención al detalle.
Competencias específicas
- Negociación.
- Gestión administrativa.
- Control documental.
- Resolución de problemas.
- Planificación.
- Seguimiento operativo.
Condiciones del puesto
- Trabajo presencial.
- Exposición continua a pantalla.
- Coordinación constante con múltiples áreas.
- Gestión operativa y administrativa.
- Seguimiento permanente de abastecimiento.