El proceso de Cuadre y Cierre de Cajas asegura que todas las ventas realizadas en tiendas propias y franquicias queden correctamente conciliadas, registradas y respaldadas al final de cada jornada.
Permite verificar que los valores registrados en el sistema coincidan con los valores físicos y electrónicos recibidos, garantizando control, transparencia y confiabilidad en la operación comercial.
Garantizar el cierre diario correcto de caja, verificando y cuadrando todas las transacciones realizadas por los distintos medios de pago, y asegurando el depósito oportuno de valores y el envío completo de respaldos a las áreas de Contabilidad y Finanzas.
El proceso aplica desde la apertura de la caja en tienda, incluye las verificaciones intermedias durante la jornada, el cuadre y cierre final, el depósito bancario de valores y el envío de comprobantes a Contabilidad.
Es aplicable tanto a tiendas propias como franquicias.
Departamento Comercial, a través del personal operativo de tienda y con supervisión administrativa y financiera.
Departamento Comercial
Administración de Local
Área de Contabilidad
Área Financiera
Auxiliar de Servicios (Tiendas)
Administrador/a del Local
Equipo de Contabilidad
Equipo Financiero
Auxiliar de Servicios (Tiendas):
Ejecutar verificaciones intermedias de caja.
Realizar el conteo físico de efectivo y validación de medios electrónicos.
Corregir códigos de cajera cuando corresponda.
Ejecutar el cierre final de caja en POS e Intranet.
Registrar novedades de caja.
Ejecutar depósitos bancarios.
Escanear y enviar respaldos a Contabilidad.
Administrador/a del Local:
Supervisar la correcta ejecución del proceso.
Validar cierres diarios.
Custodiar respaldos físicos.
Escalar diferencias recurrentes.
Área de Contabilidad:
Recibir y validar cierres de caja.
Registrar ventas y depósitos.
Realizar conciliaciones bancarias y de tarjetas.
Reportar inconsistencias.
Área Financiera:
Definir políticas de fondo de caja.
Definir cuentas bancarias autorizadas.
Apoyar en la resolución de diferencias relevantes.
El Auxiliar de Servicios ejecuta y documenta el cierre.
El Administrador del Local supervisa y valida.
Contabilidad recibe, revisa y concilia la información.
Finanzas define políticas y resuelve excepciones.
Correcciones de diferencias relevantes detectadas en caja.
Gestión de sobrantes, faltantes o canjes fuera de lo habitual.
Ajustes derivados de observaciones de Contabilidad o Finanzas.
Estas acciones deben ser revisadas por Administración del Local y, de ser necesario, escaladas a Finanzas.
Apertura de caja con fondo fijo autorizado.
Verificaciones intermedias durante la jornada.
Validación de efectivo y medios de pago electrónicos.
Control de pagos con tarjeta y lotes bancarios.
Ejecución del cierre final en POS.
Registro de novedades de caja.
Impresión, firma y archivo del cierre.
Depósito bancario de valores.
Envío de respaldos a Contabilidad.
Ventas diarias registradas en POS.
Apertura de caja con fondo inicial.
Reportes de tarjetas, transferencias y otros medios de pago.
Cierre diario de caja validado.
Depósitos bancarios ejecutados.
Comprobantes y respaldos enviados a Contabilidad.
Información lista para conciliación financiera.
% de cajas cerradas sin diferencias
Monto total de diferencias detectadas (sobrantes / faltantes)
% de cierres enviados a Contabilidad dentro del plazo
Tiempo promedio de cierre de caja
Número de correcciones realizadas antes del cierre final
% de depósitos realizados dentro del plazo establecido
Diario:
Verificaciones intermedias de caja
Cierre final de caja
Depósito bancario
Envío de respaldos a Contabilidad
Semanal:
Revisión de diferencias recurrentes por local
Mensual:
Conciliaciones bancarias y de tarjetas
Revisión de incidencias acumuladas
Verificación intermedia de caja: 5–10 minutos
Cierre final de caja: 15–25 minutos
Depósito bancario: dentro del día siguiente hábil
Envío de respaldos a Contabilidad: máximo 24 horas posteriores al cierre
Estos tiempos permiten mantener fluidez operativa sin afectar la atención al cliente.
Un cierre de caja se considera aprobado cuando:
Todas las transacciones están correctamente registradas en el POS.
Los valores físicos y electrónicos coinciden con los reportes del sistema.
Las novedades de caja están justificadas y documentadas.
El cierre cuenta con firma y respaldo correspondiente.
El depósito bancario ha sido ejecutado y registrado.
Errores en el registro de formas de pago.
Omisión de verificaciones intermedias.
Diferencias no detectadas antes del cierre final.
Depósitos fuera de plazo.
Falta de respaldo documental.
Uso incorrecto de usuarios o códigos de cajera.
Fondo fijo de caja definido por Finanzas.
Verificaciones intermedias obligatorias.
Control de lotes de tarjetas por banco emisor.
Registro obligatorio de novedades de caja.
Firma y archivo del cierre diario.
Revisión diaria de cierres por Contabilidad.
Conciliaciones bancarias y de tarjetas.
Auditorías internas periódicas.
Análisis de diferencias recurrentes por local o cajera.
Seguimiento de depósitos y respaldos enviados.
Sistemas:
POS de facturación
Intranet Pinto
Sistemas de tarjetas (Datafast, Medianet)
Banca electrónica
Documentos:
Reporte de cierre de caja
Tirilla del POS
Reportes de tarjetas
Comprobantes de depósito
Notas de crédito
Respaldos de transferencias
Definición de umbrales de tolerancia para diferencias menores
Dueño: Finanzas
Estandarización de reportes de control por local
Dueño: Contabilidad
Frecuencia formal de auditorías internas por tienda
Dueño: Gerencia Comercial
Capacitación recurrente a cajeras y administradores
Dueño: Recursos Humanos / Comercial
ERP / Intranet:
Registro de cierre diario de caja
Registro de depósitos bancarios
Registro de novedades de caja
Reportes de tarjetas (Datafast / Medianet)
Micrositio Suyana:
Video del proceso
Descripción del proceso
Checklists operativos
Glosario del proceso
Enlace al documento formal PRO-COM-002
Usuario y cajera correctos verificados
Conteo físico de efectivo realizado
Tarjetas y transferencias validadas
Gift by Pinto y notas de crédito revisadas
Novedades registradas (si aplica)
Cierre ejecutado en POS
Reporte de cierre impreso
Valores físicos coinciden con el sistema
Reportes de tarjetas coinciden por banco
Lotes de Datafast y Medianet correctos
Cierre firmado
Copia archivada en el local
Información cargada en Intranet
Diferencia identificada y documentada
Tipo de diferencia definido (sobrante / faltante)
Responsable identificado
Justificación registrada
Escalamiento realizado (si corresponde)
Aprobación obtenida cuando aplica
Facturación de Prendas POS y Medios de Pago
Caja Chica y Fondos Rotativos
Conciliación de tarjetas y bancos
Gestión contable de ventas
Los cierres diarios de caja y los depósitos bancarios alimentan directamente el proceso de conciliación bancaria y de tarjetas, permitiendo a Contabilidad validar que los valores cobrados coincidan con los valores acreditados por bancos y operadores de pago.
Reporte de cierre de caja firmado
Tirilla del POS
Comprobantes de depósito bancario
Cierres de lote de tarjetas
Notas de crédito utilizadas
Respaldos de transferencias
Registro de novedades
Diferencias menores justificadas y documentadas
Ajustes autorizados antes del cierre final
Depósitos ejecutados el siguiente día hábil
Toda excepción debe quedar registrada y validada.
Análisis periódico de diferencias recurrentes
Revisión de tiempos de cierre
Actualización de checklists
Capacitación continua a personal de tienda
Ajustes según hallazgos de auditoría
Auxiliar de Servicios (Cajera)
Administrador del Local
Contabilidad
Finanzas
La falla en cualquiera de estos roles impacta directamente el control financiero.
Este video explica cómo ejecutar correctamente el proceso de Cuadre y Cierre de Cajas, detallando las verificaciones intermedias, el cierre final, el depósito bancario y el envío de respaldos, asegurando control, transparencia y trazabilidad en la operación diaria de tienda.
Cuadre de caja: comparación entre valores físicos y registros del sistema.
Cierre de caja: registro final diario de todas las transacciones.
POS: sistema de facturación y cobro.
Fondo de caja: monto inicial para cambios.
Lote de tarjeta: conjunto de transacciones procesadas por banco.
Novedad de caja: diferencia o situación especial detectada en el cierre.