El pasado 27 de junio, dentro del proyecto de transformación digital Suyana, realizamos un relevamiento en Pinto enfocado en entender y documentar a fondo cómo funcionan los procesos de caja chica y viáticos, claves para la operación diaria de nuestras tiendas y áreas estratégicas.
Este encuentro —parte del día 14 de relevamientos del proyecto— permitió mapear desde el uso cotidiano del fondo rotativo en cada local, hasta el cierre contable y tributario en Dynamics. El objetivo: garantizar que el manejo de estos recursos sea ágil, fiscalmente correcto y totalmente trazable, de acuerdo a las mejores prácticas.
Durante la jornada, junto al equipo financiero, exploramos cada detalle del proceso. Algunos puntos destacados:
✅ Tipos de gastos permitidos: alimentación, movilización y pequeñas compras que mantienen operativa cada tienda o área, siempre con respaldo tributario.
✅ Uso del fondo rotativo: cada tienda cuenta con un monto fijo (por ejemplo $400), que no debe consumirse totalmente, sino reponerse cuando llega al 75%, garantizando continuidad.
✅ Control y autorización: el administrador local es el primer responsable. Autoriza el uso, verifica que el gasto esté en el manual y consolida facturas para la reposición.
✅ Ingreso en Dynamics: los datos de cada comprobante se cargan directamente en el sistema, donde se generan automáticamente la liquidación de compra y la retención, cerrando el ciclo contable.
✅ Revisión por finanzas y posibles rechazos: Dynamics ahora permite devolver solicitudes con observaciones claras, fomentando mejores prácticas.
Aunque el proceso es casi idéntico, los viáticos se manejan como anticipos específicos para viajes. Al regreso, se liquidan exactamente igual: con comprobantes, ingreso en Dynamics y el mismo control de finanzas.
Para que todo funcione sin contratiempos, se están desarrollando:
🎥 Videos explicativos,
📄 Manual paso a paso,
✅ Checklists para administradores,
para asegurar que cada responsable sepa cómo usar el fondo, ingresar datos correctamente y qué hacer ante un rechazo en Dynamics.
Con estos avances, Pinto se asegura de:
Cumplir a cabalidad con normativas tributarias.
Mantener orden y trazabilidad en cada peso invertido.
Empoderar a los administradores locales, dándoles autonomía pero también las herramientas para hacerlo bien.
Así, seguimos consolidando nuestro camino en Suyana, construyendo juntos la Pinto moderna, digital y preparada para crecer.