El proceso de Gestión de Inventarios Físicos asegura que las existencias reales de productos, insumos y materiales coincidan con los registros del sistema, permitiendo una operación confiable, reposiciones correctas y control financiero adecuado.
Incluye conteos físicos, validación de diferencias, ajustes autorizados y cierre formal del inventario.
Garantizar la exactitud del inventario como base para:
Abastecimiento y reposición
Producción
Distribución
Control financiero y contable
Este proceso actúa como fuente de verdad del stock.
Aplica a:
Bodegas centrales (CEDI)
Bodegas de planta
Tiendas y franquicias (cuando corresponde)
Inventarios de producto terminado, insumos y materiales
Incluye:
Conteos cíclicos
Inventarios generales
Registro y resolución de diferencias
No incluye:
Cálculo de pedidos
Compras
Producción (solo control de stock)
Responsable principal del proceso:
Área de Abastecimiento / Logística / Inventarios
Responsables de validación:
Finanzas (cuando impacta contabilidad)
Jefaturas operativas según ubicación
⚠️ Pregunta a resolver:
¿Qué cargo exacto es hoy el “dueño” formal del inventario físico en PINTO?
Abastecimiento / Logística
Producción
Tiendas / Franquicias
Finanzas
Sistemas (soporte ERP)
Encargado de inventarios
Bodeguero / responsable de ubicación
Supervisor / jefe de área
Asistente contable (cuando hay ajustes)
Auditor interno (si aplica)
Inventarios: coordinar, ejecutar y consolidar conteos
Operación: facilitar acceso físico y validaciones
Finanzas: validar ajustes con impacto contable
Sistemas: asegurar integridad de datos en ERP
Se ejecuta el conteo físico
Se registran diferencias
Se validan diferencias relevantes
Se aprueban ajustes
Se actualiza el sistema
Se cierra el inventario
Cada etapa tiene responsable definido y trazabilidad.
Requieren aprobación formal:
Ajustes de inventario
Diferencias significativas
Regularizaciones contables
⚠️ Pregunta:
¿Existe un umbral (cantidad o %) a partir del cual una diferencia debe escalarse?
Planificación del conteo
Ejecución de inventario físico
Registro de cantidades reales
Comparación con sistema
Análisis de diferencias
Aprobación de ajustes
Actualización en ERP
Cierre formal del inventario
Inputs
Stock teórico del sistema
Ubicaciones físicas
Listado de productos / insumos
Outputs
Inventario validado
Reporte de diferencias
Ajustes aprobados
Stock actualizado en ERP
Este proceso se relaciona directamente con:
CPD / Reposición: el stock validado es insumo crítico para cálculo de pedidos
Gestión de insumos para la producción: control de disponibilidad real
Distribución / CEDI: preparación y despacho según stock confiable
Finanzas / Contabilidad: ajustes de inventario con impacto contable
Producción: planificación y control de materiales
👉 Inventarios físicos no decide, pero habilita a todos los demás.
Indicadores mínimos recomendados:
% diferencia inventario físico vs sistema
Nº de ajustes por período
Valor monetario de ajustes
Frecuencia de quiebres detectados por inventario
Cumplimiento de calendario de conteos
⚠️ Pregunta a resolver:
¿Qué KPI usa hoy PINTO para medir “calidad del inventario”, si es que existe alguno?
Ritmos sugeridos (a validar):
Conteos cíclicos: semanal / mensual (según criticidad)
Inventarios generales: trimestral / semestral
Ajustes: posterior a cada conteo validado
⚠️ Pregunta:
¿Qué tipo de inventario se ejecuta hoy (cíclico, general, ambos) y con qué frecuencia real?
Referencias orientativas:
Preparación conteo: 1–2 días
Conteo físico: según tamaño de bodega
Validación diferencias: 24–48 hs
Aprobación y ajuste: máximo 72 hs
⚠️ Pregunta:
¿Existe hoy un SLA interno para cerrar inventarios y ajustar el sistema?
Requieren aprobación formal:
Ajustes que superen umbral definido
Ajustes con impacto contable relevante
Diferencias repetitivas en mismo ítem / ubicación
La aprobación puede requerir:
Jefatura operativa
Finanzas
Auditoría (si aplica)
Riesgos
Stock inflado o subestimado
Ajustes sin justificación
Pérdidas no detectadas
Decisiones de abastecimiento erróneas
Controles
Conteos cruzados
Trazabilidad de ajustes
Separación de funciones
Auditorías periódicas
Revisión histórica de ajustes
Auditorías sorpresa
Comparación inter-periodos
Control de usuarios que ajustan inventario
⚠️ Pregunta:
¿Quién audita hoy el proceso: interno, finanzas o nadie formalmente?
Sistemas
ERP (Dynamics)
Excel de apoyo (si aún existen)
Reportes de inventario
Documentos
Actas de conteo
Reportes de diferencias
Autorizaciones de ajuste
Flujograma del proceso
Roles y responsabilidades
Calendario de inventarios
KPIs del proceso
Formato de acta de conteo
Pendientes críticos:
Umbral de diferencias aceptables
Ritmo oficial de inventarios
Dueño formal del proceso
Nivel de aprobación requerido
KPI principal del proceso
⚠️ Acción:
Asignar dueño a cada pendiente para cierre definitivo del kit.
Checklist operativo mínimo:
Inventario autorizado y calendarizado
Stock congelado durante conteo
Conteo físico ejecutado por responsables definidos
Registro de diferencias vs sistema
Validación de diferencias
Aprobación según umbral definido
Ajuste en ERP
Respaldo documental del ajuste
✔️ Este checklist es CLAVE y está bien que exista solo aquí.
Contenido sugerido del video del kit:
“Este video explica cómo se ejecuta el proceso de gestión de inventarios físicos, desde la planificación del conteo hasta la validación y ajuste en el sistema, asegurando información confiable para abastecimiento, producción y distribución.”
Duración recomendada: 3–5 minutos
Enfoque: operativo + control
Sección estándar común a todos los kits.
Incluye términos como:
Inventario físico
Ajuste de inventario
Diferencia positiva / negativa
Conteo cíclico
Stock congelado
ERP
(No se redefine por proceso, solo se referencia)