El proceso de Gestión de Importaciones regula y controla todas las compras realizadas a proveedores del exterior, desde la identificación de la necesidad hasta la recepción final de la mercadería en bodegas de Pinto (Quito u Otavalo).
Este proceso asegura que cada importación se ejecute bajo condiciones comerciales, legales, tributarias y logísticas correctas, manteniendo la trazabilidad completa entre requisiciones, órdenes de compra, viajes de importación, costos asociados, facturación y recepción física del producto.
La gestión se apoya en el ERP (Dynamics), permitiendo centralizar información, aprobaciones, documentación y control financiero de cada operación.
Garantizar que las compras internacionales de la empresa se realicen de forma ordenada, controlada y trazable, cumpliendo con:
condiciones comerciales acordadas
normativas legales y tributarias
políticas internas de aprobación
control de costos reales de importación
El proceso busca minimizar riesgos operativos y financieros, asegurando que la mercadería recibida corresponda exactamente a lo solicitado, aprobado y pagado.
Este proceso aplica a:
Requisiciones y órdenes de compra con proveedores del exterior
Compras de insumos, productos o servicios que requieren importación
Viajes de importación que pueden agrupar una o varias órdenes de compra
Incluye desde:
generación de la requisición
evaluación y aprobación
emisión de órdenes de compra
coordinación logística y aduanera
registro de costos de importación
recepción de mercadería
Finaliza cuando la compra ha sido recibida físicamente y registrada contablemente.
Requieren aprobación formal:
Selección de proveedor
Requisición valorada
Autorización de compra según monto:
1 a 500 → Jefe de Compras
501 a 3000 → Jefe Financiero
3001 → Gerencia General + Finanzas
Liberación de requisiciones
Aprobación de facturas asociadas al viaje
Área responsable:
Compras y Comercio Exterior
Esta área es la dueña del proceso y responsable de:
coordinar la operación completa
garantizar el cumplimiento del flujo
asegurar la correcta ejecución de importaciones
mantener la trazabilidad en el ERP
Participan activamente las siguientes áreas:
Abastecimiento
Compras y Comercio Exterior
Áreas usuarias del negocio
Jefaturas de área
Finanzas
Contabilidad
Operador Logístico externo
Bodegas (Quito y Otavalo)
Cada área interviene en momentos específicos del flujo, con responsabilidades diferenciadas.
Los principales roles involucrados son:
Usuario del negocio
Jefe de Compras y Comercio Exterior
Jefes de área
Aprobadores de compras (Compras, Finanzas, Gerencia)
Analista financiero administrativo
Analista contable
Operador logístico
Proveedor del exterior
Usuario del negocio
Generar requisiciones de compra
Comparar propuestas y seleccionar proveedor
Jefe de Compras y Comercio Exterior
Buscar y seleccionar proveedores
Administrar cotizaciones
Aprobar precios y requisiciones
Crear y gestionar viajes
Coordinar logística
Registrar costos de importación
Jefes de área
Aprobar requisiciones valoradas según necesidad del área
Aprobadores de compras
Autorizar compras según monto definido
Analista financiero
Cargar costos financieros asociados al viaje
Analista contable
Registrar facturas en el sistema
Operador logístico
Ejecutar el proceso de exportación e importación
La cadena de responsabilidad sigue este orden:
Usuario del negocio → genera necesidad
Compras → valida, cotiza y estructura la compra
Jefe de área → aprueba necesidad
Aprobadores → autorizan según monto
Compras → ejecuta importación
Finanzas → registra costos financieros
Contabilidad → registra facturas
Bodega → recibe mercadería
No hay saltos de responsabilidad ni acciones sin dueño.
El flujo sigue estas etapas principales:
Identificación de la necesidad
Generación de requisición
Búsqueda / comparación de proveedores
Aprobación de precios
Aprobación de requisición valorada
Autorización de compra
Liberación de órdenes de compra
Creación del viaje
Envío y validación de documentos
Coordinación logística
Importación y despacho
Registro de costos
Registro contable
Recepción de mercadería
Cada paso está reflejado en el BPMN y ejecutado en Dynamics.
Necesidad del área
Requisición de compra
Cotizaciones
Fichas técnicas
Documentos de despacho
Facturas
Orden de compra
Viaje de importación
Costos registrados
Facturas aprobadas
Mercadería recibida
Registro contable completo
El proceso de importaciones debe medirse para asegurar control, eficiencia y previsibilidad. Los principales indicadores son:
Lead time de importación
Tiempo total desde la aprobación de la requisición hasta la recepción de la mercadería.
% de importaciones entregadas a tiempo
Comparación entre fecha comprometida vs. fecha real de recepción.
Variación de costo de importación
Diferencia entre costo estimado y costo real (flete, aranceles, gastos financieros).
% de requisiciones rechazadas o re-trabajadas
Mide calidad de la información inicial y alineación con políticas.
Cumplimiento de aprobaciones
Importaciones ejecutadas sin saltos de aprobación.
Estos KPIs permiten detectar cuellos de botella, sobrecostos y riesgos operativos.
El proceso opera bajo los siguientes ritmos:
Revisión diaria de requisiciones ingresadas.
Aprobaciones continuas, condicionadas a montos y urgencia.
Gestión por evento, no por calendario fijo (cada importación es un caso).
Cierre por viaje, donde se consolidan costos, documentos y registros contables.
El ritmo depende de la criticidad del insumo y de la planificación de abastecimiento.
Tiempos orientativos (pueden variar por proveedor / país):
Generación y validación de requisición: 1–2 días
Cotización y comparación de proveedores: 2–5 días
Aprobaciones internas: 1–3 días
Coordinación logística y despacho: 5–15 días
Proceso de importación y nacionalización: 7–30 días
Registro financiero y contable: 1–3 días
Recepción en bodega: mismo día del arribo
Estos tiempos sirven como referencia para planificación y seguimiento.
Este proceso se relaciona directamente con:
Gestión de Compras
Gestión de Proveedores
Abastecimiento (DDMRP)
Gestión financiera
Contabilidad
Gestión de bodegas
Las importaciones dependen de estos procesos y a su vez los alimentan con información y resultados.
Las decisiones de aprobación se basan en:
Necesidad real del negocio
Presupuesto disponible
Monto de la compra
Impacto en abastecimiento
Condiciones comerciales
Cumplimiento de políticas internas
Las aprobaciones se realizan siempre en el ERP y dejan trazabilidad.
Riesgos principales
Compra sin aprobación
Costos no considerados en la planificación
Retrasos logísticos
Documentación incompleta
Diferencias entre lo comprado y lo recibido
Controles aplicados
Flujo de aprobaciones obligatorias en Dynamics
Validación de documentos antes del despacho
Registro de costos asociados al viaje
Separación de funciones entre compras, finanzas y contabilidad
Recepción física controlada en bodega
El proceso es auditado mediante:
Revisión de aprobaciones en el ERP
Cruce entre órdenes de compra, facturas y recepción
Validación de costos financieros cargados
Auditoría contable posterior
Verificación documental por viaje
Estos controles aseguran cumplimiento y trazabilidad total.
Deben cargarse obligatoriamente:
Requisición aprobada
Orden de compra
Documentación logística
Facturas del proveedor
Costos financieros del viaje
Comprobantes de recepción
Evidencia de aprobaciones
Esto permite trazabilidad histórica y control futuro.
Sistemas
Microsoft Dynamics (ERP)
Sistemas del operador logístico (externo)
Documentos clave
Requisición de compra
Cotizaciones
Orden de compra
Documentos de despacho
Facturas comerciales
Documentos aduaneros
Registro de recepción
Ejemplos de pendientes habituales:
Definición de lead time estándar por país
Umbrales de aprobación por tipo de compra
Responsable final de cierre de viaje
Política de consolidación de importaciones
Cada pendiente debe tener dueño asignado y fecha objetivo.
Necesidad validada
Especificación clara del producto
Proveedor definido
Cotización adjunta
Presupuesto confirmado
Requisición aprobada según monto
Orden de compra liberada
Documentos comerciales completos
Coordinación con operador logístico
Registro del viaje en el ERP
Documentos enviados y confirmados
Seguimiento activo del despacho
Mercadería recibida físicamente
Coincidencia con documentos
Registro de cantidades
Ajustes de inventario si aplica
Confirmación en sistema
Facturas cargadas
Pagos registrados
Cruce con extractos bancarios
Diferencias analizadas
Conciliación cerrada
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El video explica de forma visual:
El flujo completo de importaciones
Los roles involucrados
Los puntos de aprobación
El uso del ERP
Los controles clave del proceso
Sirve como material de inducción y referencia operativa.
Requisición: Solicitud interna de compra.
Orden de compra: Documento contractual con proveedor.
Viaje: Agrupador logístico de importaciones.
Lead time: Tiempo total del proceso.
Nacionalización: Proceso aduanero de ingreso al país.
Trazabilidad: Capacidad de seguir el proceso de inicio a fin.