El proceso de Pedidos de Reposición en Tiendas gestiona la redistribución de prendas y materiales desde bodega hacia tiendas propias y franquicias, asegurando que los pedidos se generen, corrijan, despachen y reciban de forma controlada, con trazabilidad física y registro correcto en los sistemas.
Asegurar que las tiendas reciban las prendas correctas, en las cantidades adecuadas y dentro del cronograma establecido, manteniendo el control del inventario, la integridad del pedido y la actualización correcta en Dynamics y POS.
Aplica desde la validación inicial de los pedidos de reposición hasta la confirmación de la recepción de mercadería en tienda y el cierre del pedido en los sistemas.
Incluye:
Validación y corrección de pedidos
Distribución de carga por operador
Facturación y transferencias
Empaque, carga y despacho
Recepción y cierre del pedido
Abarca movimientos entre:
Tiendas propias
Franquicias
Materiales de apoyo y devoluciones
Área responsable: Logística y Bodega
Dueño del proceso: Jefe de Bodega y Logística
Logística y Bodega
Tiendas (Administradores de tienda)
Sistemas (integración Dynamics / POS)
Transporte / Courier
Atención al cliente (entrega final, cuando aplica)
Jefe de Bodega y Logística
Auxiliar de Bodega
Empacador
Administrador de Tienda
Chofer / Transportista
Jefe de Bodega y Logística
Validar pedidos de reposición
Autorizar recálculos
Asegurar coherencia entre ventas, stock y planificación
Auxiliar de Bodega
Distribuir carga por operador
Generar facturas y guías en Dynamics
Ejecutar transferencias
Cargar mercadería en sistema
Empacador
Empacar prendas según guía
Verificar cantidades
Asegurar integridad física del pedido
Administrador de Tienda
Recibir y verificar mercadería
Registrar recepción en POS
Reportar novedades
Cerrar pedido en sistemas
Jefe de Bodega y Logística valida y autoriza pedidos
Auxiliar de Bodega ejecuta facturación, transferencias y carga
Empacador asegura integridad del pedido
Transportista realiza el despacho
Administrador de Tienda recibe, valida y cierra el pedido
Un pedido solo se considera cerrado cuando está recibido en POS y Dynamics.
Corrección y recálculo de pedidos
Anulación de pedidos generados por el sistema
Ajustes de cantidades antes del picking
Autorización de pedidos especiales o extraordinarios
Validar pedidos de reposición
Corregir pedidos (si aplica)
Evaluar volumen y distribuir carga
Facturar o transferir en Dynamics
Empacar pedidos
Cargar mercadería en sistema
Levantar guía de remisión
Despachar mercadería
Recibir en tienda
Cerrar pedido en POS y Dynamics
Inputs
Bases de reposición
Ventas históricas (Qlik)
Pedidos extras de locales
Reglas de reposición (talla / color)
Outputs
Pedidos de reposición validados
Guías de remisión
Facturas y transferencias
Inventario actualizado
Pedido cerrado en tienda
% de pedidos entregados completos
% de pedidos entregados dentro del plazo
Cantidad de pedidos corregidos o recalculados
Diferencias detectadas en recepción en tienda
Tiempo promedio de cierre del pedido
Pedidos con reclamos post-recepción
KPI crítico: Pedidos cerrados sin diferencias en tienda.
Diario
Validación y corrección de pedidos
Empaque y despacho
Semanal
Seguimiento de pedidos pendientes
Revisión de diferencias reportadas por tiendas
Mensual
Análisis de quiebres y sobrestock
Evaluación de desempeño logístico
Ajustes a reglas de reposición
Validación y corrección de pedidos: mismo día
Empaque y facturación: 24 horas
Despacho a tienda: 24–72 horas
Recepción y validación en tienda: mismo día
Cierre del pedido en sistema: máx. 24 horas post-recepción
Un pedido se considera aprobado y cerrado cuando:
El pedido fue validado por Logística
La mercadería fue empacada y despachada correctamente
La tienda recibió y validó cantidades
El pedido fue cerrado en POS y Dynamics
No existen diferencias pendientes
Si el pedido no está cerrado en tienda, no está aprobado.
Pedidos generados sin validación
Errores de picking o empaque
Envío de tallas o colores incorrectos
Falta de cierre del pedido en tienda
Diferencias de inventario
Retrasos en despacho
Dependencia excesiva de correcciones manuales
Validación obligatoria de pedidos antes del picking
Uso exclusivo de pedidos autorizados
Verificación cruzada pedido vs. empaque
Confirmación de recepción en tienda
Registro obligatorio de novedades
Control de pedidos abiertos
Revisión semanal de pedidos pendientes
Auditoría de diferencias de inventario
Control mensual de pedidos con reclamo
Auditoría cruzada bodega–tienda–sistema
Evaluación de desempeño logístico
Objetivo: no arrastrar errores entre períodos.
Sistemas
Dynamics (facturación, transferencias, inventario)
POS (recepción en tienda)
Qlik (análisis de ventas y reposición)
Correo corporativo
Documentos
Pedido de reposición
Guía de remisión
Factura / transferencia
Reporte de recepción en tienda
Registro de novedades
| Pendiente | Dueño |
|---|---|
| SLA formal de despacho | Logística |
| Reglas automáticas de reposición por tienda | Sistemas / Logística |
| Formato único de reporte de diferencias | Logística |
| Dashboard de pedidos pendientes | Sistemas |
| Indicador de quiebres por tienda | Logística / Comercial |
Ficha oficial del proceso
Flujo resumido del proceso
Roles y responsabilidades
Checklist de despacho
Checklist de recepción en tienda
KPIs del proceso
Preguntas frecuentes
Historial de versiones del proceso
Aplica parcialmente (cuando hay correcciones o reenvíos)
☐ Pedido de reposición validado por Logística
☐ Identificación de error o diferencia detectada
☐ Autorización para devolución o reenvío
☐ Registro del movimiento en Dynamics
☐ Respaldo físico y documental
☐ Confirmación de recepción/corrección
Aplica
☐ Pedido autorizado
☐ Picking correcto por SKU, talla y color
☐ Empaque verificado
☐ Documento de despacho generado
☐ Transferencia registrada en sistema
☐ Recepción confirmada por tienda
☐ Pedido cerrado en POS y Dynamics
Aplica
☐ Error identificado y documentado
☐ Notificación a Logística
☐ Análisis de causa
☐ Acción correctiva definida
☐ Registro del ajuste en sistema
☐ Cierre del incidente
Aplica en casos excepcionales
☐ Justificación documentada
☐ Autorización de Logística
☐ Registro anticipado en sistema
☐ Regularización posterior obligatoria
☐ Validación en cierre mensual
Planificación de demanda
Abastecimiento y producción
Despacho y logística
Recepción en tienda
Control de inventarios
Conciliación contable
Este proceso no opera aislado.
Todos los pedidos impactan inventario
Toda diferencia debe regularizarse antes del cierre
Pedidos pendientes afectan resultados contables
Conciliación obligatoria mensual bodega–tienda–sistema
Pedido de reposición autorizado
Registro en Dynamics
Guía / factura / transferencia
Confirmación de recepción en tienda
Registro de diferencias (si aplica)
Corrección documentada
Sin evidencia, el pedido no existe.
Reposición urgente por quiebre crítico
Ajustes por error operativo validado
Regularización post-cierre (con aprobación)
Todas las excepciones deben quedar documentadas.
Análisis mensual de errores recurrentes
Ajuste de reglas de reposición
Optimización de picking y despacho
Mejora de tiempos de entrega
Reducción de correcciones manuales
Indicador clave: menos reprocesos, más precisión.
Analista de Stocks
Logística / Bodega
Vendedor / Encargado de tienda
Sistemas
Contabilidad (control posterior)
Si uno falla, el proceso se rompe.
Video explicativo del proceso de Pedidos de Reposición en Tiendas, donde se detallan los objetivos, roles involucrados, flujo operativo, controles y responsabilidades, asegurando un abastecimiento oportuno, controlado y alineado con el inventario real de cada tienda.
Reposición: Envío de stock desde bodega a tienda
Picking: Preparación física del pedido
Pedido abierto: Pedido no cerrado en sistema
Cierre de pedido: Confirmación total de recepción
Diferencia: Variación entre pedido y recibido
Regularización: Ajuste posterior en sistema