El proceso de Devolución de Prendas y Movimientos entre Almacenes gestiona el traslado controlado de prendas entre locales, bodegas y franquicias, asegurando que cada movimiento físico tenga su correspondiente registro en sistema y que el inventario refleje fielmente la realidad operativa.
Este proceso garantiza orden, trazabilidad y confiabilidad en la información de stock.
Gestionar de forma controlada, trazable y oportuna las devoluciones y transferencias de prendas, asegurando que el inventario esté disponible donde realmente se necesita, evitando sobrestock, quiebres, errores contables y diferencias al cierre mensual.
Aplica desde la definición del detalle de movimientos hasta la conciliación final del inventario, incluyendo:
Movimientos entre locales propios
Movimientos entre franquicias y locales
Devoluciones a bodega
Transferencias anticipadas
Facturación de autoconsumo
Corrección de errores de transferencia
El proceso finaliza únicamente cuando no existen transferencias ni errores pendientes.
Área responsable: Bodega y Logística
Responsable funcional: Analista de Stocks
Bodega y Logística
Ventas (Locales propios y franquicias)
Sistemas
Marketing (cuando aplica autoconsumo)
Contabilidad (en etapa de cierre y control)
Analista de Stocks
Vendedor (local que envía y local que recibe)
Asistente de Sistemas
Auxiliar de Bodega
Analista de Stocks
Analizar stock desde Qlik
Definir origen, destino y cantidades
Elaborar y enviar la base de movimientos
Autorizar los movimientos mediante correo formal
Vendedor
Ejecutar transferencias en POS
Embalar y coordinar envíos
Confirmar despacho y recepción
Registrar transferencias anticipadas cuando corresponda
Asistente de Sistemas
Cargar transferencias en bodega de tránsito
Habilitar stock en sistema
Asegurar correcto funcionamiento de POS y Dynamics
Auxiliar de Bodega
Generar facturas de autoconsumo
Controlar transferencias enviadas y recibidas
Resolver errores
Garantizar cierre mensual sin pendientes
Analista de Stocks define y autoriza el movimiento
Vendedor ejecuta el movimiento físico y en sistema
Sistemas habilita y automatiza el flujo del stock
Auxiliar de Bodega valida, factura y controla el cierre
Nada se mueve sin pasar por esta cadena.
Definición y envío de la base de movimientos
Transferencias anticipadas
Facturación de autoconsumo
Correcciones de errores de transferencia
Cierre mensual del inventario
Analista analiza stock en Qlik
Define movimientos y envía base por correo
Vendedor ejecuta transferencia en POS
Se coordina y ejecuta envío físico
Sistemas carga transferencia en bodega de tránsito
Auxiliar de Bodega factura autoconsumo si aplica
Se controlan transferencias y errores
Se concilia inventario al cierre mensual
Inputs
Reportes de stock (Qlik)
Base para pedidos intranet
Correos de autorización
Guías de despacho
Transferencias POS
Información de promociones y autoconsumo
Outputs
Inventario actualizado y conciliado
Transferencias cerradas
Facturas de autoconsumo registradas
Errores corregidos
Stock disponible en destino correcto
% de transferencias conciliadas al cierre mensual
Cantidad de transferencias con error (por mes)
Tiempo promedio de regularización de transferencias anticipadas
Stock bloqueado por fallas de sistema
Diferencias detectadas en cierre mensual
Cumplimiento del plazo máximo de cierre (día 10)
👉 KPI clave: Cero transferencias pendientes al cierre mensual
Diario
Ejecución de transferencias en POS
Envíos y recepciones físicas
Semanal
Revisión de transferencias “enviadas”
Corrección temprana de errores
Mensual
Conciliación total del inventario
Regularización de transferencias anticipadas
Facturación de autoconsumo pendiente
Ejecución de transferencia en POS: mismo día
Envío físico entre locales: 24–72 horas
Carga en bodega de tránsito (Sistemas): máx. 24 horas
Recepción y confirmación: mismo día de recepción
Regularización de anticipadas: hasta cierre mensual
Cierre total sin pendientes: máx. día 10 del mes siguiente
Una transferencia se considera aprobada y válida cuando:
Existe correo de autorización del Analista de Stocks
El movimiento está registrado en POS
El movimiento está reflejado en sistema (Dynamics / tránsito)
Existe respaldo físico del envío o recepción
No presenta diferencias en el cierre mensual
Si falta uno, la transferencia no está cerrada.
Movimiento físico sin registro en sistema
Registro en sistema sin respaldo físico
Transferencias anticipadas no regularizadas
Stock bloqueado por error de carga
Errores acumulados al cierre mensual
Autoconsumo sin facturación
Dependencia excesiva de correcciones manuales
Autorización obligatoria por correo
Uso exclusivo del archivo base para pedidos intranet
Validación cruzada físico vs sistema
Control semanal de estados “enviada”
Control mensual de pendientes
Facturación obligatoria de autoconsumo
Control operativo mensual (Bodega)
Auditoría de stock (Logística / Contabilidad)
Revisión de errores recurrentes (Sistemas)
Conciliación de autoconsumo (Finanzas)
Auditoría cruzada POS vs Dynamics
Objetivo: no arrastrar errores entre meses.
Sistemas
Qlik (análisis de stock)
POS (transferencias)
Dynamics (bodega de tránsito, autoconsumo)
Intranet (base de pedidos)
Correo corporativo (autorizaciones)
Documentos
Base para pedidos intranet
Correos de autorización
Guías de despacho
Facturas de autoconsumo
Reportes de cierre mensual
| Pendiente | Dueño |
|---|---|
| SLA formal entre POS y Sistemas | Sistemas |
| Plantilla única de correo de autorización | Logística |
| Reporte automático de pendientes | Sistemas |
| Checklist mensual de cierre | Bodega |
| Indicador visible de stock bloqueado | Sistemas |
Ficha del proceso (versión oficial)
Roles y responsabilidades
Flujo resumido del proceso
Base modelo para pedidos intranet
Checklist de cierre mensual
KPIs del proceso
Preguntas frecuentes (errores comunes)
Versionado del proceso (histórico)
☐ Autorización del Analista de Stocks recibida por correo
☐ Base de movimientos validada (origen, destino, cantidades)
☐ Prendas correctas según solicitud
☐ Transferencia registrada en POS
☐ Prendas embaladas correctamente
☐ Envío coordinado (transportista o courier)
☐ Respaldo físico del envío generado
☐ Transferencia registrada correctamente en sistema
☐ Prendas recibidas coinciden con lo enviado
☐ Cantidades validadas sin diferencias
☐ Recepción confirmada por correo
☐ Stock habilitado en sistema
☐ Transferencia visible en bodega de tránsito
☐ Error identificado antes del cierre mensual
☐ Tipo de error documentado
☐ Área responsable identificada
☐ Corrección realizada según procedimiento
☐ Intervención de Sistemas si aplica
☐ Respaldo actualizado y archivado
☐ Transferencia anticipada registrada en POS
☐ Autorización documentada
☐ Regularización planificada al cierre del mes
☐ Soporte de Sistemas coordinado
☐ Diferencias monitoreadas hasta su cierre
Este proceso se integra directamente con:
Levantamiento MIX de Prendas Moda
Facturación de Prendas POS y Medios de Pago
Cuadre y Cierre de Cajas
Gestión de Autoconsumo
Conciliación contable y de inventarios
Las transferencias y devoluciones registradas alimentan los procesos de:
Conciliación de inventarios
Control contable de stock
Validación de autoconsumo
Auditorías internas
Asegurando que el inventario físico coincida con el inventario contable.
Correos de autorización del Analista de Stocks
Base para pedidos intranet
Registros de transferencia en POS
Guías o comprobantes de envío
Confirmaciones de recepción
Facturas de autoconsumo (cuando aplica)
Transferencias anticipadas por necesidad comercial
Ajustes por incidencias técnicas documentadas
Autoconsumo autorizado para marketing, muestras o uniformes
Toda excepción debe quedar registrada, documentada y aprobada.
Análisis mensual de errores recurrentes
Revisión de tiempos de transferencia
Optimización del uso de bodega de tránsito
Ajustes a la base de movimientos
Refuerzo de capacitación a locales
Analista de Stocks
Vendedor (envía / recibe)
Asistente de Sistemas
Auxiliar de Bodega
Logística
Este video explica cómo funciona el proceso de Devolución de Prendas y Movimientos entre Almacenes, detallando los roles involucrados, los controles necesarios, el uso del sistema y la importancia de la conciliación para mantener un inventario confiable y actualizado.
POS: sistema de ventas y transferencias en tienda
Bodega de tránsito: ubicación temporal de stock en sistema
Transferencia anticipada: movimiento registrado antes del traslado físico
Autoconsumo: salida de prendas para uso interno o marketing
Qlik: herramienta de análisis de stock
Base de movimientos: archivo oficial que autoriza transferencias