Asistente Administrativo

Detalle del puesto

El/la Asistente Administrativo/a de Finanzas es responsable de apoyar la operación diaria del área financiera y administrativa, asegurando que la información, documentos y registros necesarios para el control financiero estén completos, ordenados, actualizados y disponibles.

Su rol es clave para que los procesos financieros fluyan sin fricción: prepara información, da seguimiento administrativo, mantiene el orden documental y apoya a analistas y jefaturas en tareas operativas, sin tomar decisiones estratégicas pero garantizando disciplina, trazabilidad y cumplimiento.

Es un puesto 100% operativo, con alto nivel de detalle, que conecta Finanzas con Compras, Producción, RRHH y Sistemas desde una lógica administrativa.

Propósito del Puesto

Garantizar orden, soporte y continuidad operativa en el área financiera-administrativa, permitiendo que el equipo de Finanzas pueda analizar, controlar y decidir con información confiable, completa y a tiempo. Es decir, que nada se pierda, nada falte y todo esté listo cuando Finanzas lo necesita.

Responsabilidades Principales

Recibir, ordenar y validar documentación financiera y administrativa.
Registrar y actualizar información operativa en Dynamics 365 ERP según lineamientos del área.
Mantener organizada y actualizada la documentación financiera en SharePoint y Google Drive.
Dar seguimiento administrativo a facturas, pagos, gastos y contratos.
Apoyar los cierres contables y financieros mensuales.
Verificar que la información registrada coincida con los documentos de respaldo.
Coordinar con Compras, Producción y RRHH la entrega de documentos faltantes.
Preparar documentación para auditorías internas y externas.
Alertar oportunamente inconsistencias, faltantes o errores detectados.
Asegurar trazabilidad documental y orden administrativo del área financiera.

Datos que debe registrar correctamente

Número y fecha de facturas.
Proveedor / cliente asociado.
Montos, impuestos y totales.
Centro de costo y área responsable.
Orden de compra o referencia asociada.
Fecha de recepción del documento.
Estado del documento (pendiente, registrado, pagado).
Medio de pago y fecha de pago (cuando aplique).
Archivos de respaldo correctos y versión actual.
Observaciones administrativas relevantes.

Errores críticos a evitar

Registrar documentos con datos incompletos o incorrectos.
Cargar información sin respaldo documental.
Duplicar registros en el ERP.
Usar versiones incorrectas de documentos.
Guardar archivos fuera de los repositorios definidos.
Mezclar documentación de distintos períodos contables.
No alertar inconsistencias detectadas.
Retrasar la entrega de información para cierres o auditorías.
Clasificar mal centros de costo o referencias.
Perder trazabilidad entre documento físico y registro digital.

Indicadores (KPIs)

% de documentos correctamente registrados (sin correcciones posteriores).
Tiempo promedio de registro de documentos desde su recepción.
Número de documentos pendientes de registro por período.
Errores detectados en cierres atribuibles a documentación.
Cumplimiento de fechas de cierre (sin retrasos por soporte administrativo).
% de documentos con respaldo correcto y completo.
Cantidad de observaciones en auditorías relacionadas a documentación.
Nivel de orden documental (según checklist interno).
Tiempo de respuesta a requerimientos del área financiera.

Ruta y BOM

Ruta administrativa–financiera estándar

Recepción de documentación
- Facturas, notas de crédito, comprobantes de pago, contratos, gastos.
- Origen: Compras, Producción, RRHH, Proveedores, Bancos.
Validación administrativa inicial
- Documento completo, legible y vigente.
- Coincidencia con orden de compra / contrato / solicitud interna.
Clasificación del documento
- Tipo (factura, gasto, contrato, pago).
- Área y centro de costo.
- Período contable.
Registro en Dynamics 365 ERP
- Carga de datos financieros y administrativos.
- Asociación a centro de costo, proveedor y referencia.
Archivo digital
- Carga del respaldo en SharePoint o Google Drive según norma.
- Nombrado correcto y versionado.
Seguimiento
- Estado del documento (pendiente / registrado / pagado).
- Alertas de faltantes o inconsistencias.
Soporte a cierre
- Entrega de información validada.
- Correcciones administrativas si aplica.
Respaldo para auditoría
- Documentación trazable, ordenada y accesible.

BOM administrativo–financiero (conceptual)

Documentos financieros (facturas, pagos, contratos).
Centros de costo.
Proveedores / clientes.
Órdenes de compra / solicitudes internas.
Impuestos y retenciones.
Archivos de respaldo digitales.
Estados del documento (workflow).
Políticas administrativas y contables.

Procesos del puesto

Recepción y organización de documentación

Recibe facturas, comprobantes, contratos, órdenes de compra y soportes administrativos.
Verifica que los documentos estén completos y correctamente emitidos.
Clasifica la documentación por tipo, área y período.
Deriva documentos incompletos para corrección.

Registro administrativo en sistemas

Apoya el registro de documentos en Dynamics 365 ERP (según lineamientos del área).
Carga información básica: fechas, referencias, montos, centros de costo.
Verifica que los registros coincidan con los documentos físicos/digitales.
Informa inconsistencias al Analista o Coordinador.

Soporte al control de gastos y compras

Da seguimiento administrativo a:
- solicitudes de pago
- facturas pendientes
- comprobantes de gastos
Apoya la conciliación entre órdenes de compra, facturas y pagos.
Mantiene control administrativo de gastos recurrentes.

Gestión documental financiera

Organiza y mantiene actualizada la documentación en:
- SharePoint (documentos oficiales)
- Google Drive (soportes operativos y de análisis)
Aplica criterios de orden, nomenclatura y versiones.
Asegura respaldo digital de documentos críticos.

Apoyo en cierres mensuales

Prepara documentación requerida para cierres contables y financieros.
Verifica que no existan documentos pendientes de registro.
Apoya en conciliaciones básicas (listas, cruces, validaciones).
Entrega información ordenada al Analista Financiero o Contabilidad.

Seguimiento administrativo de pagos y cobros

Da seguimiento a:
- estados de pago
- facturas por pagar
- comprobantes de transferencia
Apoya la organización de calendarios de pagos.
Informa retrasos o faltantes de soporte.

Soporte administrativo a auditorías y revisiones

Compila documentación solicitada por auditorías internas o externas.
Asegura que los documentos estén completos y trazables.
Apoya la preparación de carpetas y respaldos.

Comunicación y coordinación interna

Coordina con otras áreas para solicitar documentos faltantes.
Da seguimiento a solicitudes administrativas del área financiera.
Mantiene comunicación clara y ordenada con Finanzas, Compras y RRHH.

Guías operativas rápidas

¿Cómo hago…?

¿Cómo registro una factura correctamente?

Verifico que tenga RUC, fecha, número y monto correctos.
Confirmo que exista orden de compra o autorización.
Registro los datos en Dynamics 365 ERP.
Asigno centro de costo y período contable.
Subo el respaldo al repositorio correcto.
Marco el estado del documento.

¿Cómo sé dónde guardar un documento?

SharePoint: documentos oficiales, aprobados y normativos.
Google Drive: reportes operativos, análisis, soportes de trabajo.

Si es oficial y final → SharePoint
Si es operativo o de análisis → Google Drive

¿Cómo actúo si un documento tiene errores?

No lo registro en el ERP.
Informo al responsable del área.
Dejo evidencia del error.
Espero corrección antes de continuar.

¿Cómo preparo información para cierre mensual?

Verifico que todos los documentos estén registrados.
Reviso pendientes y faltantes.
Confirmo respaldos digitales completos.
Informo novedades al analista o director financiero.

¿Cómo apoyo una auditoría?

Ubico documentos solicitados en el repositorio oficial.
Verifico versión y trazabilidad.
Entrego solo información validada.
Registro observaciones si las hay.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un documento sin respaldo?

No. Nunca. Todo registro debe tener respaldo digital válido.

¿Qué hago si me llega una factura fuera de fecha?

La registro solo después de validación del área financiera.
Nunca decido sola/o el período contable.

¿Puedo modificar un registro ya cerrado?

No. Los cierres se modifican solo con autorización del área financiera.

¿Quién decide si un documento es válido?

El área financiera. El asistente verifica y alerta, no aprueba.

¿Qué pasa si no registro un documento a tiempo?

Afecta cierres, pagos y reportes. Es un riesgo financiero.

¿Qué hago si no entiendo un centro de costo?

No asumo. Consulto antes de registrar.

¿Qué documentos son críticos?

Facturas
Pagos
Contratos
Gastos
Errores en estos impactan directamente en resultados financieros.

¿A quién escalo inconsistencias?

Analista Financiero
Director/a Financiero Administrativo
(según el flujo definido)

Módulo en ERP

Finanzas / Contabilidad
Producción (impacto financiero)
Inventarios
Rutas y BOM (estructura de costos – apoyo)
Calidad (impacto económico)

Reportería relevante

Flujo de caja diario (ingresos / egresos).
Flujo de caja mensual (resumen operativo).
Estado de cuentas por pagar.
Estado de cuentas por cobrar.
Costos reales vs costos estándar (soporte administrativo).
Presupuesto vs ejecución (carga y validación básica).
Registro de reprocesos con impacto financiero.
Alertas por desvíos administrativos (facturas faltantes, diferencias).

Documentación

→SharePoint
Estados financieros aprobados. Presupuestos oficiales vigentes. Políticas financieras y contables. Procedimientos administrativos. Contratos con proveedores. Documentación de auditorías. Versiones finales de reportes financieros. Respaldos operativos temporales.

→ Google Drive
Reportes mensuales de análisis. Escenarios financieros (“what if”). Seguimiento de costos por área. Soporte de análisis y presentaciones. Cuadros comparativos y simulaciones.