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Asistente Admin. Contable

Detalle del puesto

El/la Asistente Administrativo(a) Contable de Administración Otavalo es responsable de ejecutar actividades operativas contables vinculadas a la planta San Miguel, asegurando el registro correcto de facturas, retenciones, caja chica, órdenes de producción y archivo documental físico/digital.

Su rol permite que la información financiera y productiva de planta esté completa, validada y correctamente respaldada antes de continuar hacia cierres, pagos, control contable o consultas internas.

Es un puesto operativo, de alta precisión documental y contable, que conecta Administración Otavalo con Planta San Miguel, Calidad, Cuentas por Pagar, Producción y Finanzas.

Propósito del Puesto

Garantizar el registro contable y la validación documental de las operaciones financieras y productivas de la planta, asegurando la confiabilidad de la información contable, el cumplimiento tributario y la correcta trazabilidad de los procesos operativos.

  • Cerrar órdenes de producción de tela cruda, tela terminada y mini producciones (DPT).
  • Aprobar facturas en el módulo de cuentas por pagar.
  • Registrar facturas y emitir retenciones desde diario de facturas.
  • Registrar facturas y emitir retenciones desde órdenes de compra.
  • Administrar la caja chica de Planta San Miguel, incluyendo registro de facturas, reposición y envío de documentación.
  • Administrar el archivo físico y digital de órdenes de producción.
  • Verificar que los respaldos físicos coincidan con la información registrada en el sistema.
  • Mantener controles en Excel cuando el proceso lo requiere, especialmente para retenciones y conciliación documental.
  • Coordinar con Calidad, Planta San Miguel y áreas relacionadas cuando existan novedades, desperdicios, pendientes o documentos faltantes.
  • Fecha de registro y fecha del documento.
  • Proveedor / RUC.
  • Número de factura.
  • Número de autorización.
  • Tipo de documento.
  • Sustento tributario.
  • Subtotal, impuestos y valores deducidos.
  • Id de pago.
  • Forma de pago.
  • Tipo de tarjeta, cuando aplique.
  • Orden de compra asociada.
  • Almacén.
  • Departamento.
  • Centro de costos.
  • Cuenta contable.
  • Cuenta de contrapartida.
  • Grupo de impuestos.
  • Número de asiento.
  • Documentos tributarios y no tributarios adjuntos.
  • Estado de cierre de órdenes de producción.
  • Serie y clasificación de órdenes físicas.
  • Cerrar una orden de producción con procesos pendientes sin resolver.
  • No verificar que el costo estándar no varíe significativamente frente al costo real.
  • No revisar que los procesos estén reportados en “cantidad sin errores”.
  • No registrar novedades en el Excel de “Pendientes OP” cuando existen procesos no verificados.
  • Cerrar órdenes sin validar cantidades de despacho, calidad, tinturado o compactado.
  • Registrar una factura con datos incompletos o diferentes al documento físico.
  • No adjuntar la factura o respaldo correspondiente.
  • Colocar impuestos incorrectos en proveedores nuevos sin revisar información del SRI.
  • Registrar facturas de órdenes de compra sin verificar que el origen corresponda a “Cantidad recibida”.
  • No comparar la retención contra el Excel de “Cálculo de retenciones”.
  • Perder trazabilidad entre el documento físico, el registro en Dynamics y el archivo Excel.
  • No clasificar correctamente la documentación física por proveedor, orden de compra o tipo de respaldo.
  • Índice de registros contables sin reprocesos. Meta: ≥ 98%.
  • Oportunidad de cierre de órdenes de producción. Meta: ≥ 95%.
  • Control administrativo del gasto de caja chica. Meta: 100%.
  • Total de órdenes cerradas correctamente dentro del día.
  • Total de registros con respaldo válido frente al total de gastos registrados.
  • Diferencias detectadas entre documento físico, Dynamics y Excel de control.
  • Cantidad de pendientes OP abiertos por inconsistencias de calidad, despacho o procesos no reportados.

Ruta y BOM 

Ruta financiera operativa:

  1. Recepción de documento, solicitud u orden.
  2. Búsqueda o identificación del registro correspondiente en Dynamics.
  3. Validación de información física contra información digital.
  4. Registro o actualización de datos contables/operativos.
  5. Revisión de impuestos, cuentas, centros de costo y respaldos.
  6. Adjuntar documentación cuando corresponde.
  7. Aprobar, registrar, cerrar o emitir según el proceso.
  8. Generar evidencia o archivo de control.
  9. Clasificar documentación física y digital.
  10. Conciliar soportes cuando corresponde.

BOM financiero (operativo):

  • Órdenes de producción.
  • Hojas de producción.
  • Facturas.
  • Retenciones.
  • Órdenes de compra.
  • Proveedores.
  • RUC.
  • Autorizaciones tributarias.
  • Cuentas contables.
  • Centros de costo.
  • Almacenes.
  • Departamentos.
  • Respaldos tributarios.
  • Respaldos no tributarios.
  • Excel de cálculo de retenciones.
  • Excel de pendientes OP.
  • Carpetas físicas.
  • Archivos digitales.

Procesos del puesto

  • Recibe hojas de producción para iniciar el proceso.
  • Busca la orden de producción en Dynamics.
  • Copia el código del artículo y busca el producto liberado en el color especificado.
  • Verifica que el costo estándar no varíe significativamente frente al costo real.
  • Revisa que los procesos/progreso de la prenda estén reportados en “cantidad sin errores”.
  • Registra novedades en el Excel “Pendientes OP” cuando existen procesos no verificados.
  • Para mini-producción DPT, contabiliza que en “despacho” se reflejen las cantidades elaboradas.
  • Para tela cruda y tela terminada, contabiliza lo reportado por Calidad y verifica procesos de tinturado, compactado y calidad.
  • Notifica como terminado en Dynamics.
  • Elimina manualmente el diario “tarjeta de ruta”.
  • Cierra la orden de producción y verifica que la fecha de cierre sea correcta.

Notas operativas:

  • Se reciben hojas de producción de tela alrededor de 3 veces al día.
  • Tela cruda: aproximadamente 5 órdenes diarias.
  • Tela terminada: aproximadamente 20 órdenes diarias.
  • Mini producciones: aproximadamente 38 al mes.
  • Si existe desperdicio alto, se notifica al encargado de calidad para revisar el cuadre y justificar el reproceso antes del cierre.
  • Ingresa a Cuentas por pagar > Tareas periódicas > Aprobación de facturas.
  • Selecciona “Nuevo”.
  • Ingresa fecha, fecha de documento, proveedor, número de factura, subtotal, impuesto, Id de pago, forma de pago, tipo de tarjeta, orden de compra, almacén, departamento y centro de costos.
  • Adjunta el documento de factura en archivos adjuntos.
  • Guarda el registro.
  • Selecciona aprobar.

Objetivo del proceso: Garantizar la legitimidad de los gastos, evitar pagos incorrectos o duplicados, prevenir fraudes, cumplir normativas fiscales y asegurar la correcta contabilidad de la empresa.

  • Ingresa a Cuentas por pagar > Facturas > Diarios de facturas.
  • Coloca DFP en el nombre del diario.
  • Registra la descripción del motivo de la factura.
  • Selecciona líneas.
  • Ingresa RUC del proveedor.
  • Selecciona localización.
  • Señala la factura.
  • Acepta.
  • Ingresa fecha, cuenta, RUC del proveedor, fecha de factura, número de factura, descripción, crédito, cuenta de contrapartida, grupo de impuestos, almacén, departamento y centro de costos.
  • Selecciona localización.
  • Selecciona datos tributarios.
  • Coloca factura, tipo de documento y autorización del documento.
  • Verifica la información.
  • Registra.
  • Confirma en datos enviados que la retención esté emitida correctamente.

Objetivo del proceso: Formalizar transacciones, cumplir obligaciones fiscales, deducir gastos correctamente y mantener control contable preciso.

  • Ingresa a Cuentas por pagar > Órdenes de compra > Todas las órdenes de compra.
  • Selecciona facturas.
  • Selecciona localización Ecuador.
  • Selecciona documentos recibidos.
  • Llena encabezado.
  • Selecciona diario de facturas.
  • Coloca sustento tributario 6, Id y número de autorización.
  • Verifica que la información del ERP sea igual al documento físico.
  • Verifica que el valor predeterminado de origen esté en “Cantidad recibida”.
  • Coloca los impuestos correspondientes.
  • Para proveedores nuevos, revisa en el SRI el tipo de proveedor y catastros antes de colocar impuestos.
  • Selecciona totales para revisar el valor deducido de impuestos.
  • Verifica en el Excel “Cálculo de retenciones” que coincida con el valor deducido.
  • Selecciona registrar.
  • Va a diarios y facturas.
  • Genera XML.
  • Revisa documentos enviados.
  • Coloca número de asiento.
  • Verifica la retención.
  • Mantiene Excel de control y carpeta física.

Notas operativas:

  • Si la diferencia con el cálculo de retenciones es de 1 centavo, no se considera problema.
  • La documentación se clasifica de forma descendente por proveedor, con órdenes de compra y sin órdenes de compra.
  • “Cantidad ordenada” indica que dentro de la factura existe un servicio; al ser servicio, los operadores no pueden ingresar eso en la factura.
  • Recibe la solicitud.
  • Confirma los gastos de caja chica con el jefe del área y el coordinador administrativo.
  • Ingresa a Cuentas por pagar > Personalizaciones > Gastos.
  • Crea un nuevo registro.
  • Selecciona tipo de gasto: caja.
  • Selecciona local: Otavalo.
  • Coloca fechas.
  • Ingresa el motivo del gasto.
  • Selecciona aceptar.
  • Sube documentos tributarios.
  • Sube documentos no tributarios.
  • Solicita aprobación para el gasto.

Notas operativas:

  • Gasto deducible: con transferencia o en efectivo, se recibe primero la factura.
  • Gasto no deducible: se llena un recibo.
  • Refrigerios: se gestionan todos los días para tejeduría, estampado, mantenimiento y servicios generales Otavalo.
  • Los viernes se recibe la factura de refrigerios.

Objetivo del proceso: Gestionar eficientemente gastos cotidianos y urgentes, garantizar el control del efectivo, evitar fugas de dinero, prevenir fraudes y mantener el orden contable.

  • Recibe órdenes de producción.
  • Verifica si están cerradas.
  • Clasifica órdenes de producción según su serie de forma ascendente.
  • Perfora los documentos físicos.
  • Membreta y almacena.
  • Ingresa a Cuentas por pagar > Tareas periódicas > Aprobación de facturas asignadas a mí.
  • Coloca el rango de fecha en que se recibieron.
  • Descarga el documento Excel.
  • Concilia documentos físicos contra el archivo digital.

Objetivo del proceso: Garantizar integridad, seguridad y rápida localización de documentos, asegurando cumplimiento legal, fiscal y trazabilidad operativa.

Guías operativas rápidas

¿Cómo hago…?

  • Recibo la hoja de producción.
  • Busco la orden en Dynamics.
  • Valido artículo, color, costos y procesos reportados.
  • Reviso pendientes OP si hay procesos no verificados.
  • Confirmo cantidades según tipo de producción.
  • Notifico como terminado.
  • Elimino diario “tarjeta de ruta”.
  • Cierro la orden y verifico la fecha.
  • Ingreso a aprobación de facturas en Cuentas por pagar.
  • Creo nuevo registro.
  • Registro datos de factura, proveedor, valores, forma de pago, orden de compra, almacén, departamento y centro de costos.
  • Adjunto factura.
  • Guardo y apruebo.
  • Creo el diario de factura de proveedor.
  • Ingreso proveedor, cuenta, factura, impuestos, centro de costo y datos tributarios.
  • Registro.
  • Confirmo en documentos enviados que la retención se emitió correctamente.
  • Ingreso a la orden de compra.
  • Selecciono facturas y documentos recibidos.
  • Verifico datos físicos contra ERP.
  • Coloco impuestos.
  • Reviso totales.
  • Comparo contra Excel “Cálculo de retenciones”.
  • Registro, genero XML y verifico la retención.
  • Recibo la solicitud.
  • Confirmo con jefe de área y coordinador administrativo.
  • Registro el gasto en Dynamics.
  • Clasifico si es deducible o no deducible.
  • Subo respaldos tributarios y no tributarios.
  • Solicito aprobación.
  • Verifico que las órdenes estén cerradas.
  • Clasifico por serie ascendente.
  • Perforo, membreto y almaceno.
  • Descargo archivo Excel.
  • Concilio físico contra digital.

Preguntas frecuentes

No. Si un proceso no está verificado debe registrarse en “Pendientes OP” y resolverse antes del cierre.

Se notifica al encargado de Calidad para revisar si el desperdicio está cuadrado e indicar el reproceso realizado. Con esa justificación se puede cerrar la orden.

Se verifica contra el Excel “Cálculo de retenciones”. Una diferencia de 1 centavo no representa problema según el relevamiento.

Cuando se trabaja con proveedores nuevos, para validar tipo de proveedor y catastros antes de colocar impuestos.

Indica que dentro de la factura hay un servicio. Al ser servicio, los operadores no pueden ingresar eso en la factura.

Se clasifica por proveedor, con órdenes de compra y sin órdenes de compra.

Documentos tributarios y no tributarios, según corresponda al tipo de gasto.

Se llena un recibo como respaldo.

Módulo en ERP

  • Cuentas por pagar.
  • Facturas.
  • Diarios de facturas.
  • Órdenes de compra.
  • Aprobación de facturas.
  • Gastos / caja chica.
  • Control de producción.
  • Órdenes de producción.
  • Productos liberados.
  • Administración de costos.
  • Documentos enviados.

Reportería relevante

  • Pendientes OP.
  • Cálculo de retenciones.
  • Control de retenciones.
  • Archivo Excel descargado para conciliación físico-digital.
  • Reportes de órdenes de producción.
  • Estado de aprobación de facturas.
  • Documentos enviados / retenciones emitidas.
  • Control de caja chica.

Documentación

Archivo físico
  • Órdenes de producción cerradas.
  • Facturas físicas.
  • Carpetas de retenciones.
  • Documentos clasificados por proveedor.
  • Documentación con órdenes de compra.
  • Documentación sin órdenes de compra.
  • Recibos de gastos no deducibles.
Archivo digital / sistema
  • Adjuntos de factura en Dynamics.
  • XML generado.
  • Documentos enviados.
  • Excel “Pendientes OP”.
  • Excel “Cálculo de retenciones”.
  • Excel de conciliación físico-digital.

Responsable actual

Yolanda Elizabeth Padilla Caicedo
Asistente Administrativo(a) Contable
Yolanda Elizabeth Padilla Caicedo

⚙️ Finanzas📍 Quito

Reporta a

Juan Ignacio Lopez Vaca
Gerente Administrativo Financiero
Juan Ignacio Lopez Vaca
+593 987 332 791

Cuando existan inconsistencias contables que impidan registrar, aprobar o cerrar procesos.

Cuando una orden no pueda cerrarse por pendientes no resueltos.

Cuando existan diferencias relevantes entre documento físico y registro en ERP.

Cuando haya novedades de caja chica que requieran validación administrativa.

Cuando se detecten errores de impuestos, proveedor, autorización o datos tributarios.

Soporte ERP / TI

Paul Cruz
Analista de Sistemas
Paul Cruz
+593 987 271 348

Caída del sistema Flow

Error de carga en Plan Maestro

Descuadres de inventario no atribuibles al proceso

Herramientas que utilizas

  • Cuentas por pagar.
  • Facturas.
  • Diarios de facturas.
  • Órdenes de compra.
  • Control de producción.
  • Productos liberados.
  • Administración de costos.
  • Documentos enviados.
  • Pendientes OP.
  • Cálculo de retenciones.
  • Control de retenciones.
  • Conciliación físico-digital.
  • Hojas de producción.
  • Facturas.
  • Recibos.
  • Carpetas físicas.
  • Órdenes clasificadas por serie.

Soporte del proceso

No se han definido contactos de soporte del proceso.

Requisitos mínimos

Formación académica

Licenciatura en Contabilidad y Auditoría.

Experiencia laboral

Asistente Contable.

Competencias del puesto

Competencias transversales
  • Autoconfianza.
  • Autocontrol.
  • Trabajo bajo presión.
  • Flexibilidad.
  • Empatía.
  • Sociabilidad.
  • Aprendizaje continuo.
  • Negociación y conciliación.
  • Trabajo en equipo.
Competencias específicas
  • Influencia.
  • Motivación.
  • Planificación y organización.
  • Empoderamiento.
  • Liderazgo.
  • Orientación al logro.
  • Toma de decisión.
  • Resolución de problemas.
  • Conocimiento técnico.
  • Razonamiento numérico.
  • Comunicación eficaz.

Condiciones del puesto

  • Departamento: Administración Otavalo.
  • Ubicación: Otavalo.
  • Tipo de trabajo: Presencial.
  • Número de tareas a cargo: 5 principales en matriz.
  • Total de actividades relevadas: 72.
  • Actividades operativas: 67.
  • Actividades no operativas: 5.
  • Tiempo de almuerzo: 60 minutos.
  • Rotación entre puestos cada hora o menos: No.
  • Postura laboral: Mediana.
  • Pausas activas: No realiza pausas activas.
  • Carga mental: Baja.
  • Iluminación: Mala, sin entrada de luz natural y con iluminación baja.
  • Ruido: No aplica exposición a ruidos extremos.
  • Temperatura: No aplica exposición a temperaturas extremas.
  • Riesgos digitales: Exposición a pantallas.

  • EPP: Mascarilla.